בין אם אנחנו מפעילים עסק קטן ובין אם אנחנו מפעילים עסק גדול, סביר להניח שאנחנו עובדים עם לא מעט מוצרים שאנחנו אמורים לאחסן תחילה ולאחר מכן לשווק ולמכור. הכוונה כמובן למלאי אותו אנחנו רוכשים מספקים במטרה להציע אותו ללקוחות שלנו.
על מנת שנוכל לנהל את המלאי שעומד לרשותנו בצורה נכונה, אנחנו צריכים כלים מסוימים להשתמש בהם. אנחנו יכולים לנהל את המלאי באמצעות מחברות וספרים או באמצעות אקסלים בסיסיים במחשב, אך סביר להניח שניהול בצורה כזו גם ייקח לנו הרבה זמן וגם יהיה מאוד לא יעיל. אנחנו לא נוכל לקבל את כל האינפורמציה הנדרשת על המלאי, אנחנו לא נוכל לבצע השוואות של נתונים, ולמעשה יהיה לנו הרבה מידע חסר, מידע שיכול לעזור לנו בהמשך.
לכן הדרך הטובה ביותר לנהל את המלאי בעסק, היא באמצעות תוכנה שמיועדת לכך, מערכת לניהול מלאי. אנחנו יכולים למצוא מגוון מערכות לניהול מלאי אשר מציעות לנו אפשרות להתנהל באופן שיתאים לצרכים שלנו, על פי סוג העסק ועל פי גודלו. סביר להניח שעסק גדול יצטרך מערכת קצת יותר מבוססת מאשר עסק קטן, ובכל זאת, שניהם יצטרכו להשתמש במערכת לניהול מלאי.
מדוע אנחנו צריכים את זה?
ראשית, מערכת לניהול מלאי עוזרת לנו לייצר מאגר נתונים עם כל המידע ההכרחי עבורנו על המלאי שנמצא אצלנו, על המלאי שנרכש מאיתנו, ומלאי שחסר לנו. מאגר זה יאפשר לנו לדעת דברים חשובים, למשל, מה קונים מאיתנו יותר, באיזו תקופה, מי קונה, כמה קונים, מה רצוי שלא נזמין יותר ועוד. 
שנית, המערכת מאפשרת לנו ליצור סטנדרט מסוים, ליצור כלים מסוימים על פיהם אנחנו נתנהל ונסדר את המלאי במקום. אנחנו לא יכולים לעשות את זה בלי שיש לנו מערכת שיוצרת עבורנו פרמטרים מסוימים לשם כך.
שלישית, אם אנחנו רוצים להתנהל בצורה יסודית, מאורגנת, מסודרת, מבלי לבזבז זמן ומשאבים, אנחנו צריכים לעבוד עם מערכת אשר במובן מסוים מיישרת אותנו ומאלצת אותנו לעבוד בצורה אחת, שהיא גם הצורה הנכונה.
