הצלחתו של כל בית עסק תלויה בתפקודו על בסיס יומיומי. לפיכך, כל חלק בהתנהלות מהווה גורם קריטי להצלחה של כל צוות או אפילו של כל אינדיבידואל, וכן להצלחה של הארגון כולו. התכנון של המבנה שכל העבודה מתבצעת בו לא תמיד לוקח בחשבון את כל דקויות העבודה ואת ההתנהלות השוטפת של כל אחד מהגורמים המדוברים. כך, חדרי ישיבות מהווים מקום מרכזי וחשוב ביותר בכל משרד, גם באחד קטן המיועד לצוות של עד 10 איש בלבד. במידה רבה, חדר הישיבות מתפקד בתור ה”סלון” של המשרד ובו תשתמשו בתור מקום לאירוע עסקי. אם הוא איננו מכובד וייצוגי, ובו זמנית מזמין ופונקציונלי – הוא מחטיא את המטרה ואינו מעניק למקום את הכבוד ואת המראה הראוי.
מה המרכיבים החיוניים של חדרי ישיבות בכל בית עסק?
על מנת ליצור חדר ישיבות שיעבוד לטובת העסק בכל עת, יש להתאים אותו למצבי הפעילות הנפוצים ביותר:
- ישיבות צוות הכוללות את כל העובדים של החברה.
- אירוח של נציגים מחברות אחרות, שותפים פוטנציאליים וכדומה.
- במקרים מסוימים – מקום לקיים בו ראיונות קבלה לעבודה.
- מקום שנעים לעבוד בו אם מגיעים פרילנסרים למקום או כאשר אחת מעמדות העבודה הרגילים אינה מתפקדת.
ועל מנת שחדר אחד יענה על כל הדרישות האלו יש ליצור עיצוב כוללני, בעל מספיק שטח פתוח והמתחשב בדרישות הייחודיות של בית העסק עצמו. בין המרכיבים החיוניים ניתן למצוא שולחן גדול, כיסאות נוחים למכביר, שולחן נוסף להעמיד עליו בר מים וכיבוד במקרים שבהם חדר הישיבות הופך למקום שמקיימים בו אירוע עסקי קטן, מקרן לשידור מצגות או סרטוני מידע חיוניים לתהליך העבודה בחדר הישיבות ומסך שעליו ניתן להקרין. בחדר כזה יש צורך ליצור תנאים להחשכה הולמת כדי לאפשר לראות את ההקרנה. רצוי להתקין מספר נקודות חשמל בחדר ולחווט היטב את החדר כדי לאפשר חיבור מהיר של מחשב נייד למקרן, ורצוי להתקין בו גם מערכת הגברה ראויה למקרי הצורך.
כיצד מעצבים חדר ישיבות בצורה נכונה?
על מנת לעצב חדר ישיבות בצורה שתאפשר לו לענות על כל הדרישות בכל עת, יש לתכנן עיצוב אוניברסלי שמתאים לכל אחד מהתסריטים ומהשימושים הייחודיים הדרושים לכל אחד מבתי העסק באופן אישי. העיצוב צריך להיות נקי, פונקציונלי וגם ממותג (הדבר נדרש אפילו בחברה הקטנה ביותר) למען האנשים שמגיעים מבחוץ. לשם כך, מומלץ לשכור את שירותיו של מעצב או מעצבת פנים מיומנים ומנוסים המכירים את תחום העיצוב העסקי לעומק. כדאי מאוד לשלב אלמנטים גרפיים האופייניים לעסק בעיצוב, או לפחות בתמונות ובקישוטים השונים – לוגו, סלוגן, פרזנטור חשוב וכיוצא באלה – כל מה שמייצג את החברה שלכם באופן בלתי אמצעי צריך להופיע בחדר הישיבות.
מה הפונקציות הנוספות שעשויות להיות לחדר הישיבות?
כאמור, בימינו כל פיסת מרחב במשרד צריכה להיות מנוצלת במלואה ולספק מענה כמה שיותר יעיל ונרחב. הפונקציות הנוספות של חדרי ישיבות הן: מקום לערוך בו אירועים שונים לרבות אירועי חברה, וכן מקום שאנשי מפתח בחברה (המנכ”ל, למשל) יכולים לבוא אליו על מנת לעבוד בסביבה מעט שונה – יש לפרקטיקה זו נטייה לרענן את המוח ולהוסיף יצירתיות לעבודה. לכן יש ליצור חדר ישיבה שהוא גם ייצוגי, אך גם מספיק מזמין על מנת לתפקד כמשרד גדול. יש לדאוג שבמקום לא יהיה הד חזק מדי חרף השטח הגדול, ושמלבד השולחן הגדול המייצג את מהות חדר הישיבות יהיו מקומות ישיבה נוספים, במקרים מסוימים אפילו נשלפים (לדוגמא, משטחים עם ווים התלויים לאורך הקירות שניתן לישר ל-90 מעלות ולהיעזר בו כשולחן קטן). כיום, חדר ישיבות מהווה את ה”פנים” של בית העסק גם עבור העובדים וגם עבור האורחים במקום, ולכן חשוב מאוד ליצור את המקום שעונה על כל הדרישות, עם עיצוב אחיד, ייחודי וייצוגי שיוכל לשרת אתכם נאמנה לאורך שנים רבות.
